Ihr Aufgabengebiet Unterstützung des Bereichsleiters in administrativen und organisatorischen Belangen Erstellung von Präsentationen und Berichten nach Vorlagen, einschließlich umfangreicher Datenintegration aus verschiedenen Dateien, sowie Bereitstellung von Inputs zu relevanten inhaltlichen Themen Mitwirkung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft Übernahme allgemeiner Sekretariatstätigkeiten im Front- und Backoffice Bearbeitung von E-Mails und Erstellung von Bestellungen Planung von internationalen Reisen sowie Arbeitstreffen, Workshops und Besuchen interner und externer Kollegen und Geschäftspartner (national und international) Organisation des dynamischen Kalenders der Führungskraft sowie komplexe Terminkoordination und Geschäftstermine für das Team Verantwortung für die Reisekostenabrechnung der Führungskräfte und ggf. einiger Teammitglieder Unterstützung bei Zugängen und Austritten von Mitarbeitern sowie administrative Betreuung neuer Mitarbeiter Anlegen und Bearbeiten von Bestellungen Unterstützung bei Visa-Angelegenheiten und Delegationstätigkeiten Ihr Profil Langjährige Berufserfahrung im Bereich Sekretariats-/Teamassistenz auf Führungsebene und in Abstimmung mit anderen Sekretariaten Erfahrung im Umgang mit dem Management auf allen Hierarchieebenen, einschließlich Vorstandsebene (intern und extern) Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) Fundierte Erfahrung in der Reisebuchung und -abrechnung sowie ein sicheres und freundliches Auftreten Teamfähigkeit, hohes Verantwortungsbewusstsein und eine eigenverantwortliche, ergebnisorientierte Arbeitsweise Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Flexibilität, hohe Einsatzbereitschaft sowie interkulturelle Erfahrung wünschenswert Wir bieten Attraktive branchenorientierte Vergütung Volle soziale Absicherung Unbefristeter Arbeitsvertrag Weihnachts- und Urlaubsgeld Persönliche Beratung und Betreuung Arbeitszeit: 35 Stunden / Woche
Unser Team in Erlangen freut sich ab sofort auf Sie! (Teilzeit 25 Stunden / Woche | Planung der Arbeitszeit in enger Abstimmung mit Kund*innen | unbefristet) Mit dem Angebot der Aufsuchenden Assistenz unterstützen die Offenen Hilfen Neuendettelsau-Bruckberg (hier: am Standort Erlangen) Menschen mit Behinderung, ein selbstbestimmtes Leben in der eigenen Wohnung oder WG zu führen.
Erstellung und Pflege komplexer Excel-Dateien Koordination bereichsübergreifender Themen in Abstimmung mit dem Management Allgemeine Sekretariatsaufgaben im Front- und Backoffice Professionelle Bearbeitung des E-Mail-Postfachs sowie Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen Organisation und Priorisierung eines dynamischen Führungskräfte-Kalenders Planung und Koordination komplexer Termine, Meetings und Geschäftsreisen Organisation und Buchung nationaler und internationaler Reisen Erstellung und Kontrolle von Reisekostenabrechnungen für die Führungskraft und Teile des Teams Unterstützung beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden Betreuung neuer Teammitglieder hinsichtlich administrativer und organisatorischer Belange Ansprechpartner für interne und externe Kollegen sowie Geschäftspartner Abgeschlossene kaufmännische oder fachbezogene Ausbildung Fundierte Berufserfahrung in der Assistenz / Sekretariatsarbeit auf Führungsebene Sicherer Umgang mit Führungskräften auf allen Hierarchieebenen, inkl.
Betriebliche Gesundheitsförderung: Sport- und Entspannungsangebote, Möglichkeit auf ein Jobrad (je nach Vertragsgestaltung) und betriebsärztliche Beratung Fort- und Weiterbildung: persönliches Bildungsbudget, Coaching & Supervision, unternehmenseigene Akademie sowie ein breites Angebot an E-Learnings in der Diakoneo Learning Zone Betriebliche Altersvorsorge und Zusatzversicherung Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: gemeinsame Planung der Arbeitszeit sowie flexible Arbeitszeitmodelle Sinnstiftender Arbeitsplatz mit Tradition Vergütung und Zusatzleistungen: unter anderem Jahressonderzahlung, Vermögenswirksame Leistungen und Mitarbeitenden Rabatte Digitalisierung / New Work: digitale Spracheingabe über voize und Smartphone-gestützte Dokumentation Erfahre mehr über unsere Benefits auf: www.diakoneo.de/vorteile
Betriebliche Gesundheitsförderung: Sport- und Entspannungsangebote, Möglichkeit auf ein Jobrad (je nach Vertragsgestaltung) und betriebsärztliche Beratung Fort- und Weiterbildung: persönliches Bildungsbudget, Coaching & Supervision, unternehmenseigene Akademie sowie ein breites Angebot an E-Learnings in der Diakoneo Learning Zone Betriebliche Altersvorsorge und Zusatzversicherung Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: gemeinsame Planung der Arbeitszeit sowie flexible Arbeitszeitmodelle Sinnstiftender Arbeitsplatz mit Tradition Vergütung und Zusatzleistungen: unter anderem Jahressonderzahlung, Vermögenswirksame Leistungen und Mitarbeitenden Rabatte Digitalisierung / New Work: digitale Spracheingabe über voize und Smartphone-gestützte Dokumentation Erfahre mehr über unsere Benefits auf: www.diakoneo.de/vorteile
Entdecken Sie, was uns als Arbeitgeber besonders macht: www.diakoneo.de/werteBetriebliche Gesundheitsförderung: Sport- und Entspannungsangebote, Möglichkeit auf ein Jobrad (je nach Vertragsgestaltung) und betriebsärztliche Beratung Fort- und Weiterbildung: persönliches Bildungsbudget, Coaching & Supervision, unternehmenseigene Akademie sowie ein breites Angebot an E-Learnings in der Diakoneo Learning Zone Betriebliche Altersvorsorge und Zusatzversicherung Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben: gemeinsame Planung der Arbeitszeit sowie flexible Arbeitszeitmodelle Sinnstiftender Arbeitsplatz mit Tradition Vergütung und Zusatzleistungen: unter anderem Jahressonderzahlung, Vermögenswirksame Leistungen und Mitarbeitenden Rabatte Erfahren Sie mehr über unsere Benefits auf: www.diakoneo.de/vorteile
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Stellenbeschreibung: Unterstützung der Projektleiter in der Vorbereitung, Planung und Durchführung von geplanten Wartungseinsätzen für unsere HVDC und FACTS Anlagendisziplinierte Dokumentationsverwaltung und -erstellungUnterstützung bei der Dokumentation vor Ort (Einsätze innerhalb Deutschland ca. 10-20%), die Einsätze sind i.d.R. mit Vorlauf planbarBei entsprechender Eignung können die Aufgabenfelder erweitert werden und mehr Selbstständigkeit ermöglicht werden.
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Stellenbeschreibung: administrative Unterstützung (Bearbeitung und Nachverfolgung der Projektkorrespondenz, Koordinierung und Festlegung aller Reisevorbereitungen sowie Abgleich von Reise- und Spesenabrechnungen usw.)Erledigung allgemeiner Aufgaben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Scannen, Versenden und Ablegen, Organisieren und Koordinieren von Besprechungen und anderen VeranstaltungenBüromanagement: Beschaffung/Koordination von Büroausstattung (Möbel, DV-Ausstattung, Schreibwaren etc.), Kommunikation, Dokumentation, Büroorganisation, Besucherbetreuung, Erstellung von SAP-Aufträgen in Ariba für weitere Seminare, IT-AusstattungBetreuung von Kunden und Besuchern (telefonisch, Bearbeitung schriftlicher Anfragen etc.)Planung, Buchung und Abrechnung von lokalen und internationalen Reisen im E2E-Reiseverfahren sowie Beantragung von VisaZusammenstellung von monatlichem Leistungsmessmaterial und Berichten, Unterstützung der Projektteams bei der Erstellung von Dokumentation und Korrespondenz (z.