Einholung und Abwicklung von Visa- und Arbeitsbewilligungen unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften Erster Ansprechpartner für Behörden und Konsulate im Zusammenhang mit Auslandsentsendungen/Auslandseinsätzen Planung, Vorbereitung und Umsetzung aller Tätigkeiten im Rahmen der korrekten Organisation, Buchung und Abwicklung von Dienstreisen inkl.
Einholung und Abwicklung von Visa- und Arbeitsbewilligungen unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften Erster Ansprechpartner für Behörden und Konsulate im Zusammenhang mit Auslandsentsendungen/Auslandseinsätzen Planung, Vorbereitung und Umsetzung aller Tätigkeiten im Rahmen der korrekten Organisation, Buchung und Abwicklung von Dienstreisen inkl.
Durch unser rasantes Wachstum suchen wir ambitionierte Talente, die Teil unserer Erfolgsstory werden möchten. Dein Platz bei uns: Planung, Organisation und Koordination sämtlicher Geschäftsreisen für das Top-Management – von der ersten Anfrage bis zur Rückkehr – mit höchster Präzision, Diskretion sowie unter vollständiger Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Vorgaben Sicherstellung eines Premium-Services auf Concierge-Niveau, der die Erwartungen der Führungskräfte nicht nur erfüllt, sondern übertrifft – durch persönliche Betreuung, vorausschauende Planung und kompromisslose Servicequalität Entwicklung und Umsetzung von Notfall- und Alternativplänen bei unerwarteten Reiseunterbrechungen oder -ereignissen sowie proaktive Unterstützung und Beratung der Reisenden in solchen Situationen Kontinuierliche Optimierung der Prozesse zur Steigerung der Zufriedenheit von Geschäftsreisenden Ganzheitliche Unterstützung bei Visa-, Einreise- und Zollformalitäten, einschließlich proaktiver Beratung auf Basis der aktuellen internationalen Vorschriften, um reibungslose und regelkonforme Reisen sicherzustellen Unterstützung bei der regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung der Reiserichtlinien, Sicherstellung der Übereinstimmung mit Unternehmensvorgaben und Best Practices sowie effektive Kommunikation von Änderungen Enge Zusammenarbeit mit dem Mobility-Team zur Lösung von Herausforderungen und zur Stärkung der Gesamtleistung der Mobilitätsservices Effizientes Management von Reisebudgets und -kosten, Identifizierung von Einsparpotenzialen und Verhandlung vorteilhafter Konditionen mit Reiseanbietern Zusammenarbeit mit Dienstleistern zur Vertragsverhandlung und Sicherstellung attraktiver Rahmenbedingungen für das Unternehmen Dein Weg zu CYBEX: Abgeschlossenes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Hospitality Management oder einer vergleichbaren Fachrichtung Nachweisbare Berufserfahrung in der Geschäftsreiseorganisation oder in einer vergleichbaren Funktion Fundierte Kenntnisse in Travel-Management-Systemen sowie über aktuelle Branchenstandards und Best Practices Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie starke Kommunikations- und Problemlösungskompetenz Selbstständige und zugleich teamorientierte Arbeitsweise in einem dynamischen Umfeld Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Wir agieren international und haben Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus zahlreichen Nationen.
Benefits 35 Stunden Woche im internationalen Projektumfeld Strukturierte Prozesse mit klarer Rollenverantwortung Schnittstelle zwischen Projektleitung, HR und Finance Kurzfristiger Projekteinstieg mit direktem Impact Aufgaben Administrative Steuerung von Projektkorrespondenz und Leistungsnachweisen Planung und Abrechnung internationaler Reisen inklusive Visa-Prozesse Unterstützung bei HR-Abläufen wie Onboarding, Zeitnachweisen und Abwesenheitsmanagement Erstellung von SAP-Aufträgen sowie Pflege projektbezogener Dokumentation Organisation von Meetings, Besucherbetreuung und Bürokoordination Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Erfahrung im Projekt- oder Assistenzumfeld Sehr gute MS 365 Kenntnisse inklusive Excel, Outlook, Teams und Reporting-Strukturen Erfahrung mit SAP, Ariba oder vergleichbaren ERP- und Travel-Systemen Sicherer Umgang mit internationalen Reiseprozessen, Spesenabrechnung und administrativen HR-Abläufen Verhandlungssichere Englischkenntnisse sowie strukturierte, eigenständige Arbeitsweise Unsicher, ob die Stelle zu Ihnen passt?
Dieser Job ist im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung bei unserem Auftraggeber zu besetzen. Deine Aufgaben Du übernimmst die operative Planung, Buchung und Abwicklung von Geschäftsreisen und Veranstaltungen.Du analysierst Reise- und Veranstaltungsbedarfe, holst Angebote von Dienstleistern ein, vergleichst diese und unterstützt bei der Auswahl geeigneter Partner.Du bist Ansprechperson für interne Fachbereiche sowie externe Reise-, Event- und Servicepartner und sorgst für eine reibungslose Abstimmung.Du wertest Reise- und Veranstaltungsdaten aus und leitest daraus operative Optimierungs- und Handlungsempfehlungen ab.Du verantwortest die Bestell- und Buchungsabwicklung, pflegst relevante Travel- und Event-Tools bzw.
Mein Arbeitgeber Ein international tätiges Industrieunternehmen unterstützt seine Kunden weltweit bei der Weiterentwicklung moderner Produktions- und Infrastrukturprozesse Rund 1.500 Mitarbeitende arbeiten gemeinsam daran, innovative technische Lösungen bereitzustellen, die Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit in verschiedenen Industriezweigen verbessern Das Unternehmen entwickelt und liefert hochwertige, zuverlässige und leicht integrierbare Produkte und Lösungen für internationale Märkte und legt großen Wert auf langfristige Kundenbeziehungen sowie kontinuierliche Weiterentwicklung Koordination von Terminen inklusive Vor- und Nachbereitung Erstellung von Entscheidungsgrundlagen sowie Präsentationen Planung und Organisation interner und externer Termine sowie Unterstützung im Travel Management Erstellung einfacher Analysen und strukturierte Aufbereitung von Ergebnissen Koordination, Unterstützung und Nachverfolgung organisatorischer Aufgaben innerhalb der Organisation Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung Erste Berufserfahrung im Assistenzbereich, internationale Erfahrung von Vorteil Sicherer Umgang mit der Microsoft 365 Suite Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachkenntnisse von Vorteil Zeitliche Flexibilität, Eigeninitiative sowie analytische und konzeptionelle Fähigkeiten Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie Belastbarkeit und sicheres Auftreten Hohe Diskretion und Vertrauenswürdigkeit Moderne Arbeitsumgebung Dynamisches und kollegiales Team Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einem international geprägten Unternehmensumfeld Individuelle Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten Gehaltsinformationen Je nach Erfahrung und Qualifikation bis zu 50.000 Euro Ihr Kontakt Ansprechpartner Lena-Sophie Heß Referenznummer 865349/1 Kontakt aufnehmen Telefon:+49-(0)621-17882510 E-Mail: lena-sophie.hess@hays.de Anstellungsart Festanstellung durch unseren Kunden
Ihr Aufgabengebiet Administrative Unterstützung (Bearbeitung und Nachverfolgung der Projektkorrespondenz, Koordinierung und Festlegung aller Reisevorbereitungen sowie Abgleich von Reise- und Spesenabrechnungen) Erledigung allgemeiner Aufgaben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Scannen, Versenden und Ablegen, Organisieren und Koordinieren von Besprechungen und anderen Veranstaltungen Büromanagement (Beschaffung/Koordination von Büroausstattung wie Möbeln, DV-Ausstattung, Schreibwaren etc., Kommunikation, Dokumentation, Büroorganisation, Besucherbetreuung, Erstellung von SAP-Aufträgen in Ariba für Seminare, IT-Ausstattung) Sammlung und Bearbeitung aller Signatur-/Autorisierungsanfragen gemäß dem Signaturprotokoll im Namen des (Projekt-)Managements und des Projektteams Betreuung von Kunden und Besuchern (telefonisch, Bearbeitung schriftlicher Anfragen etc.) Planung, Buchung und Abrechnung von lokalen und internationalen Reisen im E2E-Reiseverfahren sowie Beantragung von Visa Vervollständigung von Arbeitszeittabellen und Spesenabrechnungen im Namen des (Projekt-)Managements und des Projektteams Zusammenstellung von monatlichem Leistungsmessmaterial und Berichten, Unterstützung der Projektteams bei der Erstellung von Dokumentationen und Korrespondenzen (z.
Ihr Aufgabengebiet Administrative Unterstützung (Bearbeitung und Nachverfolgung der Projektkorrespondenz, Koordinierung und Festlegung aller Reisevorbereitungen sowie Abgleich von Reise- und Spesenabrechnungen) Erledigung allgemeiner Aufgaben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Scannen, Versenden und Ablegen, Organisieren und Koordinieren von Besprechungen und anderen Veranstaltungen Büromanagement (Beschaffung/Koordination von Büroausstattung wie Möbeln, DV-Ausstattung, Schreibwaren etc., Kommunikation, Dokumentation, Büroorganisation, Besucherbetreuung, Erstellung von SAP-Aufträgen in Ariba für Seminare, IT-Ausstattung) Sammlung und Bearbeitung aller Signatur-/Autorisierungsanfragen gemäß dem Signaturprotokoll im Namen des (Projekt-)Managements und des Projektteams Betreuung von Kunden und Besuchern (telefonisch, Bearbeitung schriftlicher Anfragen etc.) Planung, Buchung und Abrechnung von lokalen und internationalen Reisen im E2E-Reiseverfahren sowie Beantragung von Visa Vervollständigung von Arbeitszeittabellen und Spesenabrechnungen im Namen des (Projekt-)Managements und des Projektteams Zusammenstellung von monatlichem Leistungsmessmaterial und Berichten, Unterstützung der Projektteams bei der Erstellung von Dokumentationen und Korrespondenzen (z.
Dieser Job ist im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung bei unserem Auftraggeber zu besetzen. Deine Aufgaben Du übernimmst die operative Planung, Buchung und Abwicklung von Geschäftsreisen und Veranstaltungen.Du analysierst Reise- und Veranstaltungsbedarfe, holst Angebote von Dienstleistern ein, vergleichst diese und unterstützt bei der Auswahl geeigneter Partner.Du bist Ansprechperson für interne Fachbereiche sowie externe Reise-, Event- und Servicepartner und sorgst für eine reibungslose Abstimmung.Du wertest Reise- und Veranstaltungsdaten aus und leitest daraus operative Optimierungs- und Handlungsempfehlungen ab.Du verantwortest die Bestell- und Buchungsabwicklung, pflegst relevante Travel- und Event-Tools bzw.
Stellenbeschreibung: administrative Unterstützung (Bearbeitung und Nachverfolgung der Projektkorrespondenz, Koordinierung und Festlegung aller Reisevorbereitungen sowie Abgleich von Reise- und Spesenabrechnungen usw.)Erledigung allgemeiner Aufgaben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Scannen, Versenden und Ablegen, Organisieren und Koordinieren von Besprechungen und anderen VeranstaltungenBüromanagement: Beschaffung/Koordination von Büroausstattung (Möbel, DV-Ausstattung, Schreibwaren etc.), Kommunikation, Dokumentation, Büroorganisation, Besucherbetreuung, Erstellung von SAP-Aufträgen in Ariba für weitere Seminare, IT-AusstattungBetreuung von Kunden und Besuchern (telefonisch, Bearbeitung schriftlicher Anfragen etc.)Planung, Buchung und Abrechnung von lokalen und internationalen Reisen im E2E-Reiseverfahren sowie Beantragung von VisaZusammenstellung von monatlichem Leistungsmessmaterial und Berichten, Unterstützung der Projektteams bei der Erstellung von Dokumentation und Korrespondenz (z.
Sie fühlen sich in einem dynamischen Umfeld wohl und verfügen über ein hohes Maß an Eigeninitiative und Durchsetzungsvermögen. Zu ihren zentralen Aufgaben gehören die Planung, Produktion, Validierung und Weiterentwicklung von crossmedialen Marketing- und Kommunikationsmassnahmen in enger Zusammenarbeit mit Productmanagement, Sales, Head of Marketing und den Headquarters.
Zusammenarbeit mit IT‑Serviceleitern und Teammitgliedern zur Definition, Aufwandsschätzung und Planung von Projekten und Initiativen. Leitung und Überwachung von IT‑Projekten von Anfang bis Ende — einschließlich Systemaktualisierungen, Infrastrukturverbesserungen und Implementierung von Business‑Applikationen — und Sicherstellung der termingerechten und budgetkonformen Lieferung.
Zusammenarbeit mit IT‑Serviceleitern und Teammitgliedern zur Definition, Aufwandsschätzung und Planung von Projekten und Initiativen. Leitung und Überwachung von IT‑Projekten von Anfang bis Ende — einschließlich Systemaktualisierungen, Infrastrukturverbesserungen und Implementierung von Business‑Applikationen — und Sicherstellung der termingerechten und budgetkonformen Lieferung.
Dieser Job ist im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung bei unserem Auftraggeber zu besetzen. Deine Aufgaben Du übernimmst die operative Planung, Buchung und Abwicklung von Geschäftsreisen und Veranstaltungen. Du analysierst Reise- und Veranstaltungsbedarfe, holst Angebote von Dienstleistern ein, vergleichst diese und unterstützt bei der Auswahl geeigneter Partner.