Benefits 35 Stunden Woche im internationalen Projektumfeld Strukturierte Prozesse mit klarer Rollenverantwortung Schnittstelle zwischen Projektleitung, HR und Finance Kurzfristiger Projekteinstieg mit direktem Impact Aufgaben Administrative Steuerung von Projektkorrespondenz und Leistungsnachweisen Planung und Abrechnung internationaler Reisen inklusive Visa-Prozesse Unterstützung bei HR-Abläufen wie Onboarding, Zeitnachweisen und Abwesenheitsmanagement Erstellung von SAP-Aufträgen sowie Pflege projektbezogener Dokumentation Organisation von Meetings, Besucherbetreuung und Bürokoordination Profil Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Erfahrung im Projekt- oder Assistenzumfeld Sehr gute MS 365 Kenntnisse inklusive Excel, Outlook, Teams und Reporting-Strukturen Erfahrung mit SAP, Ariba oder vergleichbaren ERP- und Travel-Systemen Sicherer Umgang mit internationalen Reiseprozessen, Spesenabrechnung und administrativen HR-Abläufen Verhandlungssichere Englischkenntnisse sowie strukturierte, eigenständige Arbeitsweise Unsicher, ob die Stelle zu Ihnen passt?
Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Angeboten. Planung, Kalkulation und Koordination von Umbau-, Ausbau- und Sanierungsmaßnahmen in Büro- und IndustriegebäudenProjektleitung und Projektsteuerung mit Verantwortung für Termineinhaltung, Kosten und QualitätAngebotserstellung und Abrechnung der BaumaßnahmenTätigkeit in allen Leistungsbildern der HOAIAbstimmung und Beratung der KundenKommunikation und Abstimmung der Aufgaben im Team Erfolgreich abgeschlossenes Studium zum Bauingenieur oder Ausbildung im Bauwesen mit Weiterbildung zum Techniker/MeisterBerufserfahrung im Bereich von Neubau-, Umbau und Sanierungsprojekten im Bestand bei Büro- und Industriegebäuden erwünschtKenntnisse in den Themen: Bauleitung, baulichen Brandschutz, Arbeitsschutz, KalkulationKenntnisse der einschlägigen Gesetze, Verordnungen und Normen, VOB und EnEVGute Kenntnisse in MS Office, Arriba, Navision sowie AutoCAD und NemetschekFührerschein Klasse 3 bzw.
Registrieren Sie sich und profitieren Sie von interessanten und passenden Angeboten. Planung, Kalkulation und Koordination von Umbau-, Ausbau- und Sanierungsmaßnahmen in Büro- und Industriegebäuden Projektleitung und Projektsteuerung mit Verantwortung für Termineinhaltung, Kosten und Qualität Angebotserstellung und Abrechnung der Baumaßnahmen Tätigkeit in allen Leistungsbildern der HOAI Abstimmung und Beratung der Kunden Kommunikation und Abstimmung der Aufgaben im Team Erfolgreich abgeschlossenes Studium zum Bauingenieur oder Ausbildung im Bauwesen mit Weiterbildung zum Techniker/Meister Berufserfahrung im Bereich von Neubau-, Umbau und Sanierungsprojekten im Bestand bei Büro- und Industriegebäuden erwünscht Kenntnisse in den Themen: Bauleitung, baulichen Brandschutz, Arbeitsschutz, Kalkulation Kenntnisse der einschlägigen Gesetze, Verordnungen und Normen, VOB und EnEV Gute Kenntnisse in MS Office, Arriba, Navision sowie AutoCAD und Nemetschek Führerschein Klasse 3 bzw.
Ihr Aufgabengebiet Unterstützung des Bereichsleiters in administrativen und organisatorischen Belangen Erstellung von Präsentationen und Berichten nach Vorlagen, einschließlich umfangreicher Datenintegration aus verschiedenen Dateien, sowie Bereitstellung von Inputs zu relevanten inhaltlichen Themen Mitwirkung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Tagesgeschäft Übernahme allgemeiner Sekretariatstätigkeiten im Front- und Backoffice Bearbeitung von E-Mails und Erstellung von Bestellungen Planung von internationalen Reisen sowie Arbeitstreffen, Workshops und Besuchen interner und externer Kollegen und Geschäftspartner (national und international) Organisation des dynamischen Kalenders der Führungskraft sowie komplexe Terminkoordination und Geschäftstermine für das Team Verantwortung für die Reisekostenabrechnung der Führungskräfte und ggf. einiger Teammitglieder Unterstützung bei Zugängen und Austritten von Mitarbeitern sowie administrative Betreuung neuer Mitarbeiter Anlegen und Bearbeiten von Bestellungen Unterstützung bei Visa-Angelegenheiten und Delegationstätigkeiten Ihr Profil Langjährige Berufserfahrung im Bereich Sekretariats-/Teamassistenz auf Führungsebene und in Abstimmung mit anderen Sekretariaten Erfahrung im Umgang mit dem Management auf allen Hierarchieebenen, einschließlich Vorstandsebene (intern und extern) Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) Fundierte Erfahrung in der Reisebuchung und -abrechnung sowie ein sicheres und freundliches Auftreten Teamfähigkeit, hohes Verantwortungsbewusstsein und eine eigenverantwortliche, ergebnisorientierte Arbeitsweise Ausgeprägte Organisationsfähigkeiten Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift Flexibilität, hohe Einsatzbereitschaft sowie interkulturelle Erfahrung wünschenswert Wir bieten Attraktive branchenorientierte Vergütung Volle soziale Absicherung Unbefristeter Arbeitsvertrag Weihnachts- und Urlaubsgeld Persönliche Beratung und Betreuung Arbeitszeit: 35 Stunden / Woche
Entwicklung und Umsetzung der infrastrukturellen Anbindung neuer Gebäude sowie Modernisierung bestehender LiegenschaftenPlanung der elektrischen Anlagen und aller zugehörigen Installationen im Rahmen von BaumaßnahmenKonzeption der Brandmelde- und ELA-Systeme unter Berücksichtigung der Vorgaben aus dem BrandschutznachweisPlanung fördertechnischer Anlagen wie Aufzüge und Rohrpostsysteme Planung kommunikationstechnischer Anlagen, insbesondere EDV-Infrastruktur (LWL, UVPN) sowie Telefonie (DECT)Erstellung von Kostenschätzungen, Ausführungsplanungen und Leistungsverzeichnissen unter den Aspekten Wirtschaftlichkeit, Funktionalität und NachhaltigkeitDurchführung von VergabeverfahrenBauleitung und Bauüberwachung inklusive Abnahme, Abrechnung und konsequenter Gewährleistungsverfolgung Abgeschlossene Weiterbildung zum Meister oder Techniker bzw. abgeschlossenes Studium im Bereich ElektrotechnikIdealerweise fundierte Erfahrung in Entwurf, Planung, Erstellung von Leistungsverzeichnissen und BauleitungSicherer Umgang mit CAD-Planungssystemen (z.B.
Unterstützung der Projektkorrespondenz und administrativen Abläufe Organisation von Reisen inkl. Planung, Buchung, Abrechnung und VisaAllgemeine Büroorganisation: Dokumentenmanagement, Termin- und Besprechungskoordination, BesucherbetreuungBeschaffung und Verwaltung von Büro- und IT-AusstattungErstellung von SAP-/Ariba-Aufträgen sowie Bearbeitung von Signatur- und AutorisierungsanfragenPflege von Arbeitszeittabellen, Spesen und monatlichen BerichtenUnterstützung von HR-Prozessen (Onboarding, Vertragsprozesse, Stundenzettel)Einarbeitung neuer Teammitglieder Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung im Backoffice/AssistenzbereichSicherer Umgang mit MS 365 sowie idealerweise SAP, Ariba und Reisetools (oder hohe Lernbereitschaft)Professionelles, serviceorientiertes Auftreten und starke KommunikationsfähigkeitSelbstständige, strukturierte Arbeitsweise und hohe TeamorientierungErfahrung in multikulturellen ArbeitsumgebungenSehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift Sie profitieren an dem exklusiven Zugang zu interessanten Unternehmen und spannenden Projekten in Zusammenarbeit mit Hays als einem soliden und stabilem PartnerVergütung im Tarifvertrag der Branche (GVP)Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 TagenArbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung von Überstunden oder FreizeitausgleichProfessionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit Ihr Kontakt Ansprechpartner Aleyna Kurt Referenznummer 863966/1 Kontakt aufnehmen E-Mail: aleyna.kurt@hays.de Anstellungsart Anstellung bei der Hays Professional Solutions GmbH
Entwicklung und Umsetzung der infrastrukturellen Anbindung neuer Gebäude sowie Modernisierung bestehender Liegenschaften Planung der elektrischen Anlagen und aller zugehörigen Installationen im Rahmen von Baumaßnahmen Konzeption der Brandmelde- und ELA-Systeme unter Berücksichtigung der Vorgaben aus dem Brandschutznachweis Planung fördertechnischer Anlagen wie Aufzüge und Rohrpostsysteme Planung kommunikationstechnischer Anlagen, insbesondere EDV-Infrastruktur (LWL, UVPN) sowie Telefonie (DECT) Erstellung von Kostenschätzungen, Ausführungsplanungen und Leistungsverzeichnissen unter den Aspekten Wirtschaftlichkeit, Funktionalität und Nachhaltigkeit Durchführung von Vergabeverfahren Bauleitung und Bauüberwachung inklusive Abnahme, Abrechnung und konsequenter Gewährleistungsverfolgung Abgeschlossene Weiterbildung zum Meister oder Techniker bzw. abgeschlossenes Studium im Bereich Elektrotechnik Idealerweise fundierte Erfahrung in Entwurf, Planung, Erstellung von Leistungsverzeichnissen und Bauleitung Sicherer Umgang mit CAD-Planungssystemen (z.B.
Ihr Aufgabengebiet Administrative Unterstützung (Bearbeitung und Nachverfolgung der Projektkorrespondenz, Koordinierung und Festlegung aller Reisevorbereitungen sowie Abgleich von Reise- und Spesenabrechnungen) Erledigung allgemeiner Aufgaben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Scannen, Versenden und Ablegen, Organisieren und Koordinieren von Besprechungen und anderen Veranstaltungen Büromanagement (Beschaffung/Koordination von Büroausstattung wie Möbeln, DV-Ausstattung, Schreibwaren etc., Kommunikation, Dokumentation, Büroorganisation, Besucherbetreuung, Erstellung von SAP-Aufträgen in Ariba für Seminare, IT-Ausstattung) Sammlung und Bearbeitung aller Signatur-/Autorisierungsanfragen gemäß dem Signaturprotokoll im Namen des (Projekt-)Managements und des Projektteams Betreuung von Kunden und Besuchern (telefonisch, Bearbeitung schriftlicher Anfragen etc.) Planung, Buchung und Abrechnung von lokalen und internationalen Reisen im E2E-Reiseverfahren sowie Beantragung von Visa Vervollständigung von Arbeitszeittabellen und Spesenabrechnungen im Namen des (Projekt-)Managements und des Projektteams Zusammenstellung von monatlichem Leistungsmessmaterial und Berichten, Unterstützung der Projektteams bei der Erstellung von Dokumentationen und Korrespondenzen (z.
Stellenbeschreibung: administrative Unterstützung (Bearbeitung und Nachverfolgung der Projektkorrespondenz, Koordinierung und Festlegung aller Reisevorbereitungen sowie Abgleich von Reise- und Spesenabrechnungen usw.)Erledigung allgemeiner Aufgaben, einschließlich, aber nicht beschränkt auf, Scannen, Versenden und Ablegen, Organisieren und Koordinieren von Besprechungen und anderen VeranstaltungenBüromanagement: Beschaffung/Koordination von Büroausstattung (Möbel, DV-Ausstattung, Schreibwaren etc.), Kommunikation, Dokumentation, Büroorganisation, Besucherbetreuung, Erstellung von SAP-Aufträgen in Ariba für weitere Seminare, IT-AusstattungBetreuung von Kunden und Besuchern (telefonisch, Bearbeitung schriftlicher Anfragen etc.)Planung, Buchung und Abrechnung von lokalen und internationalen Reisen im E2E-Reiseverfahren sowie Beantragung von VisaZusammenstellung von monatlichem Leistungsmessmaterial und Berichten, Unterstützung der Projektteams bei der Erstellung von Dokumentation und Korrespondenz (z.